§ 1
Definicje

Wskazanym poniżej wyrażeniom, pisanym z wielkiej litery, nadaje się następujące znaczenie:

1. Abonent – podmiot, na rzecz którego Operator świadczy Usługę na podstawie zawartej Umowy, prowadzący na terenie Rzeczpospolitej Polskiej działalność gospodarczą, korzystający z Serwisu.
2. Operator – DECASOFT SP. Z O.O. z siedzibą w Bielsku-Białej (43-300), ul. Piastowska 35/10, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) pod numerem KRS 0000471132, NIP: 5472147262, REGON: 243327224.
3. Umowa – umowa o korzystanie z Usługi zawarta pomiędzy Operatorem a Abonentem.
4. Usługa – usługa świadczona przez Operatora na rzecz Abonenta drogą elektroniczną na zasadach określonych w Regulaminie, polegająca na udostępnieniu Abonentowi Serwisu za pośrednictwem sieci Internet w ramach opłacanej Subskrypcji.
5. Serwis – aplikacja internetowa dostępna pod adresem app.officium365.pl
6. Subskrypcja – opłata, którą Abonent jest zobowiązany uiszczać na rzecz Operatora z tytułu korzystania z Usługi zgodnie z obowiązującym Cennikiem.
7. Okres rozliczeniowy – czas korzystania z Serwisu przez Abonenta w ramach jednej Subskrypcji, wynoszący 30 dni/jeden miesiąc kalendarzowy
8. Cennik – informacja o opłatach, dostępna pod adresem www.officium365.pl/cennik/
9. Regulamin – niniejszy regulamin.
10. Użytkownik – Abonent będący osobą fizyczną lub inna osoba fizyczna upoważniona przez Abonenta do bezpośredniego korzystania z Serwisu w ramach Umowy.
11. Strefa Klienta – panel Abonenta dostępny pod adresem www.officium365.pl/klient/ umożliwiający Abonentowi zarządzanie świadczonymi Usługami oraz kontakt z Operatorem.

§ 2
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin stanowi załącznik do Umowy. Zawierając Umowę Abonent oświadcza, iż zapoznał się z Regulaminem i zobowiązuje się do jego przestrzegania.
2. Informacje zawarte na stronie internetowej Serwisu lub Operatora nie stanowią oferty, lecz zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego

§ 3
Zakres usług

1. Serwis dedykowany jest do osób i podmiotów prowadzących kancelarie prawne, prawnicze, windykacyjne, odszkodowawcze, itp. w szczególności obejmujące prowadzenie spraw sądowych.
2. Serwis poprzez oferowane funkcje umożliwia efektywne zarządzanie pracą kancelarii,
   w szczególności poprzez:
   - katalogowanie i zarządzanie sprawami oraz zadaniami,
   - zarządzanie kalendarzami,
   - zarządzanie kontaktami klientów oraz organów,
   - zarządzanie wytworzonymi przez Abonenta dokumentami,
   - rejestrację czasu pracy,
   - tworzenie zestawień prowadzonych spraw dla klientów,
   - dostęp do Strefy Klienta.
3. Operator zastrzega, iż wciąż podejmuje działania mające na celu ulepszanie funkcjonowania Serwisu. W konsekwencji Operator jest uprawniony do dokonywania zmian w funkcjonalnościach Serwisu, w tym do rozbudowywania Serwisu o nowe funkcje, narzędzia i rozwiązania, a także do dostosowywania Serwisu do wymogów powszechnie obowiązującego prawa, nowych standardów technologicznych, wprowadzania modyfikacji organizacyjnych w działaniu Serwisu oraz usuwania zidentyfikowanych niedogodności dla Abonentów lub zagrożeń dla Abonentów lub ich danych. Wymienione prace będą wykonywane w taki sposób, aby wykluczyć lub w największym stopniu zminimalizować uciążliwości dla Abonenta.
4. Serwis korzysta z technologii cloud computing (tzw. chmura).
5. Abonent ma zapewniony stały dostęp do danych zgromadzonych przez niego w ramach Serwisu za pośrednictwem urządzeń, które posiadają dostęp do sieci Internet, przeglądarkę internetową i spełniają wymagania techniczne korzystania z Serwisu.
6. W celu korzystania z Serwisu Abonent jest zobowiązany do zapewnienia dostępu do sieci Internet. Operator nie ponosi odpowiedzialności za wadliwe funkcjonowanie Serwisu spowodowane utrudnieniami w dostępie do Internetu oraz nie odpowiada za poniesione przez Abonenta koszty dostępu do sieci Internet.
7. Abonent przy zawarciu Umowy wskazuje Operatorowi liczbę stanowisk dostępu – kont Użytkowników.
8. Abonent jest uprawniony do samodzielnego nadawania uprawnień do korzystania z Serwisu wybranym Użytkownikom. Użytkownikiem może być wyłącznie Abonent będący osobą fizyczną, wspólnik lub członek organu Abonenta albo osoba pozostająca z Abonentem w stosunku pracy lub pozostająca z Abonentem we współpracy na podstawie umowy cywilnoprawnej.
9. Do jednego stanowiska dostępu – konta Użytkownika może mieć dostęp tylko jeden Użytkownik. Abonent nie jest zatem uprawniony do upoważnienia do korzystania z jednego konta dostępu więcej niż jednego Użytkownika w tym samym czasie.
10. Serwis może zostać udostępniony klientom Abonenta wyłącznie w zakresie w jakim to wynika z przewidzianej do tego celu funkcjonalności Serwisu.

§ 4
Zawarcie Umowy i bezpłatny okres testowy

1. Operator udostępnia możliwość bezpłatnego przetestowania Serwisu na okres testowy wskazany w Cenniku, lub ustalony indywidualnie.
2. W celu bezpłatnego przetestowania Serwisu należy kliknąć w odnośnik „WYPRÓBUJ ZA FREE” znajdujący się na stronie www.officium365.pl i utworzyć konto zgodnie z podaną tam instrukcją.
3. Utworzenie konta Abonenta wymaga podania co najmniej następujących danych Abonenta:
   
   1. imię i nazwisko,
   2. adres e-mail,
   3. numer telefonu kontaktowego,
   4. numer NIP.
4. W ramach Umowy każdy Abonent otrzymuje na start 5GB pojemności dysku jako przestrzeń w chmurze (aplikacji).
5. W przypadku, gdy zostanie wykorzystana cała pojemość dysku – w Systemie zostanie zablokowana możliwość dodawania nowych załączników i plików. W celu odblokowania możliwości dodawania plików należy powiększyć przestrzeń dysku poprzez dokonanie jej zakupu w Strefie Klienta zgodnie z Cennikiem.
6. Zawarcie Umowy następuje z chwilą utworzenia konta przez Abonenta. Po utworzeniu konta na adres e-mail podany podczas rejestracji zostanie wysłane potwierdzenie zawarcia Umowy wraz z Regulaminem i wzorem umowy na powierzenie przetwarzania danych osobowych.
7. Zawarcie Umowy wyłącznie dla celów przetestowania Serwisu nie zobowiązuje Abonenta do zawierania dalszych Umów.
8. Umowa nie podlega automatycznemu przedłużeniu i po upływie okresu testowego wygasa.
9. Abonent przed wygaśnięciem Umowy zostanie poinformowany e-mailem oraz SMS-em o kończącym się okresie bezpłatnego testowania. W Strefie Klienta w zakładce Faktury i pro-formy będzie dostępna faktura pro-forma, której uiszczenie automatycznie oznacza zawarcie Umowy na kolejny okres rozliczeniowy. Proforma będzie obejmowała ilość użytkowników dotychczas korzystających z aplikacji (tj. jeżeli nastąpiło chociaż 1 logowanie). Nieuiszczenie faktury pro-forma w określonym w niej terminie powoduje wygaśnięcie Umowy.
10. Dane wprowadzone do Serwisu w okresie testowym przez Abonenta lub innych Użytkowników oraz w okresie zawartej Umowy w braku przedłużenia umowy na kolejne okresy podlegają usunięciu przez Operatora w terminie 90 dni, bez możliwości ich przywrócenia.
11. Jeden Abonent może nieodpłatnie testować Serwis przez jeden okres testowy.

§5
Dalsza realizacja Umowy i Płatności

1. W przypadku opłacenia pro-formy w czasie trwania okresu testowego Umowa zostaje automatycznie przedłużona o okres wskazany w proformie.
2. Operator standardowo przewiduje Subskrypcje na 30 dni/jeden miesiąc kalendarzowy
3. W przypadku wyrażenia woli długoterminowego korzystania z Usługi przez Abonenta (przez okres jednego roku albo dłużej) Abonent ma prawo zdecydować czy chce dokonywać płatności w cyklach miesięcznych, czy też dokonać płatności z góry za większą liczbę okresów rozliczeniowych. W celu zrealizowania uprawnienia należy wysłać zgłoszenie w Strefie Klienta w zakładce Centrum Wsparcia.
4. Płatności miesięczne są regulowane na podstawie faktury pro-forma, która generowana jest na 7 dni przed wygaśnięciem subskrypcji. Faktura pro-forma obejmuje należność równą ilorazowi liczby użytkowników i stawki opłaty za konkretny pakiet zgodnie z Cennikiem, a także opłatę za dodatkową przestrzeń dyskową (o ile Abonent powiększył swój pakiet o dodatkową przestrzeń dyskową).
5. Abonent na 3 dni przed wygaśnięciem subskrypcji otrzymuje przypomnienie e-mailem o konieczności uiszczenia opłaty celem przedłużenia okresu świadczenia Usługi.
6. W przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie Operator zawiesi Abonentowi dostęp do Serwisu.
7. Odblokowanie dostępu nastąpi bez zbędnej zwłoki po odnotowaniu płatności. W przypadku braku płatności w wyznaczonym terminie, pomimo ponownego wezwania do zapłaty Operator ma prawo do usunięcia konta Abonenta.
8. Usunięcie konta Abonenta bez względu na przyczynę nie zwalnia Abonenta z obowiązku uregulowania płatności za okresy w którym korzystał z Usługi.
9. W przypadku usunięcia konta przez Abonenta Operator usunie zgromadzone w Serwisie dane nie wcześniej niż po upływie 90 dni, bez możliwości ich przywrócenia. Na żądanie Abonenta Operator usunie ww. dane w terminie do 14 dni od otrzymania takiego żądania.
10. W przypadku wygaśnięcia Umowy Operator może na żądanie Abonenta zgłoszone w ciągu 30 dni wyeksportować dane zapisane na koncie Abonenta do powszechnie używanego formatu i udostępnić do pobrania ze swojego serwera. Jednorazowa opłata za wykonanie takiej usługi wynosi 1.250,00 zł netto (+ VAT).
11. Szczegółowe informacje dotyczące pakietów - Subskrypcji oraz opłat pobieranych przez Operatora za korzystanie z Serwisu znajdują się w Cenniku.
12. Operator zastrzega, iż Abonent ma prawo w każdym przypadku negocjować warunki świadczonych Usług. W szczególności – jeżeli strony Umowy postanowią, że Umowa ulegnie przedłużeniu według innych zasad niż wynikające z Regulaminu – Umowa ulegnie przedłużeniu zgodnie z ustaleniami Stron, a jeżeli strony Umowy ustalą inne parametry cenowe Usługi, niż wynikające z Cennika – te ustalenia będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami Cennika.
13. Płatności za korzystanie z Serwisu mogą być regulowane w drodze tradycyjnego przelewu bankowego lub za pomocą platformy oferującej szybkie przelewy dostępnej w Strefie Klienta. Operator zastrzega, iż dniem zapłaty jest dzień wpływu środków na rachunek bankowy Operatora (uznanie rachunku).
14. Rozliczenia transakcji kartą płatniczą i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Dotpay.pl.
15. Abonent upoważnia Operatora do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych (w tym faktur korygujących oraz duplikatów) na adres e-mail Abonenta, wskazany przez Abonenta w Serwisie, bez podpisu wystawcy, w zamkniętym pliku o formacie PDF. Operator oświadcza, że faktury elektroniczne będą przesyłane z adresu e-mail: bok@officium365.pl lub faktury@officium365.pl. W przypadku wystawienia faktury korygującej, Abonent zobowiązuje się bezzwłocznie przesłać potwierdzenie jej otrzymania na adres e-mail nadawcy.
16. Abonent może cofnąć zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych z co najmniej 5-dniowym uprzedzeniem, składając pisemne zawiadomienie Operatorowi. W takim przypadku Operator ma prawo żądać dodatkowej opłaty związanej z przesłaniem faktury drogą tradycyjną. Opłata za wysyłkę faktury papierowej pocztą – 30,00 zł netto (+ VAT).

§ 6
Korzystanie z Serwisu

1. Użytkownicy po utworzeniu konta przez Abonenta otrzymują hasło do logowania na adres e-mail, który jest ich loginem. Ze względów bezpieczeństwa zaleca się aby użytkownicy po pierwszym logowaniu zmienili swoje hasło. Każdy z Użytkowników jest zobowiązany utworzyć do swojego konta hasło dostępu gwarantujące bezpieczeństwo oraz zapewnić, iż hasło nie będzie ujawniane osobom trzecim.
2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkodę wynikającą z niezastosowania się do powyższych wymagań.
3. Abonent poinformuje Operatora niezwłocznie o każdym naruszeniu bezpieczeństwa lub nieautoryzowanego użycia konta Abonenta lub Użytkownika.
4. Operator przesyła Abonentowi na podany przez niego adres e-mail wiadomości związane z funkcjonowaniem Serwisu, w tym m.in. komunikaty dotyczące funkcjonowania Serwisu, materiały szkoleniowe, informacje o nowych funkcjonalnościach Serwisu oraz zmianach treści Regulaminu lub Cennika.
5. Ewentualne zmiany Regulaminu, Cennika lub innych aktów wiążących Strony następują w taki sposób, że Operator przesyła do Abonenta wiadomość email na adres wskazany przy rejestracji Abonenta, wymieniając w miarę możliwości najważniejsze zmiany w danym akcie. W miejscach gdzie zmieniane akty są publikowane Operator umieszcza aktualną ich treść. Zmiany obowiązują Strony od dnia wskazanego w wiadomości o zmianach, a w braku wskazania tego dnia od 1 dnia najbliższego miesiąca kalendarzowego. Abonent może sprzeciwić się zmianom w terminie do 7 dni od dnia obowiązywania zmian składając oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy, wysłanym przesyłką poleconą na adres Operatora. W takim przypadku Umowa ulega rozwiązaniu z końcem następnego Okresu Rozliczeniowego na zasadach wzajemnych praw i obowiązków uregulowanych jak przed wprowadzonymi zmianami.

§7
Strefa Klienta

1. Operator utworzył na stronie www.officium365.pl Strefę Klienta, która ma ułatwić Abonentowi kontakt z Operatorem oraz umożliwiać Abonentowi dokonywanie zmian w zakresie świadczonych Usług.
2. Korzystanie ze Strefy Klienta wymaga zalogowania przy użyciu tych samych danych logowania jakie Abonent posiada (nadana przy pierwszym uruchomieniu Serwisu).
3. W ramach Strefy Klienta istnieje możliwość:
   - edycji danych Abonenta,
   - bieżącego kontrolowania posiadanych pakietów i usług,
   - zakupu dodatkowych pakietów, usług, przestrzeni dyskowej i punktów,
   - zgłoszenia problemów i usterek,
   - zgłoszenia reklamacji,
   - sprawdzenia statystyk korzystania z Serwisu.
4. W Strefie Klienta będą znajdować się również proformy z możliwością ich natychmiastowego opłacenia za pośrednictwem serwisu oferującego szybkie płatności.
5. W Strefie Klienta znajduje się również moduł „Bezpieczeństwo”, który będzie wykorzystywany w razie potrzeby udzielenia zdalnego wsparcia przez Operatora. W celu zdalnego zalogowania się do Serwisu przez Operatora w module pojawi się 6-cyfrowy kod, który należy podać w celach weryfikacyjnych konsultantowi Operatora, aby ten mógł na czas ważności kodu - 1,5 godziny, uzyskać dostęp do konta Abonenta.

§8
Dane Abonenta i ich ochrona

1. Administratorem danych osobowych Abonenta przekazanych przez Abonenta jest Operator, tj. spółka DECASOFT SP. Z O.O. z siedzibą w Bielsku-Białej (43-300), ul. Piastowska 35/10, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) pod numerem KRS 0000471132, NIP: 5472147262, REGON: 243327224.
2. Administratorem danych osobowych wprowadzonych przez Abonenta do Serwisu jest Abonent. Przetwarzanie przez Operatora danych dotyczących osób innych niż Abonent następuje na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych.
3. Dane osobowe Abonenta przetwarzane są na podstawie umowy i w celu jej realizacji, zgodnie z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) o ochronie danych (RODO). Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Operatora zawiera Polityka Prywatności zamieszczona na stronie: www.officium365.pl/polityka-prywatnosci/
4. Dane Abonenta wprowadzane do Serwisu stanowią własność Abonenta.

§ 9
Odpowiedzialność Operatora

1. Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu pod względem technicznym oraz formalno-prawnym. Operator ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Abonenta w granicach winy umyślnej oraz maksymalnie do wysokości 3 krotności uiszczonej Subskrypcji należnej za ostatni miesiąc współpracy.
2. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za dane Abonenta umieszczone na serwerze, w tym za ich ewentualną utratę.
3. Operator nie gwarantuje Abonentowi ciągłej (nieprzerwanej, bezawaryjnej) pracy Serwisu, ani też nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zdarzeń wynikających:
   
   1. z przyczyn niezawinionych przez Operatora, w szczególności leżących po stronie Abonenta,
   osób trzecich lub podmiotu odpowiedzialnego za transmisję danych, w tym także z przyczyn wynikających z nieprawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego, czy też systemu łączności, za pomocą których Abonent łączy się z Serwisem, lub przekazania danych identyfikacyjnych osobom nieupoważnionym;
   
   2. z konieczności przeprowadzenia przez Operatora prac konserwacyjnych lub serwisowych;
   3. z działania siły wyższej.
4. Operator zobowiązuje się wykonywać wszelkie prace konserwacyjne lub serwisowe w sposób jak najmniej uciążliwy dla Abonenta.
5. Serwis umożliwia Abonentowi dodawanie i przesyłanie danych, plików, tekstu, grafiki lub innych materiałów, które pozostają własnością Abonenta. Operator nie ponosi odpowiedzialności za treści przesyłane i publikowane przez Abonentów w Serwisie.
6. Zakazane jest przesyłanie i publikowanie za pomocą Serwisu treści zabronionych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Ponadto, zabronione jest:
   - udostępnianie Serwisu przez Abonenta innym podmiotom niż Użytkownik albo klient Abonenta (w przypadku, gdy Abonent korzysta z funkcjonalności dedykowanych do udostępniania odpowiedniej części Serwisu klientom),
   - udostępnianie konta tego samego Użytkownika w Serwisie większej liczbie Użytkowników niż jeden w tym samym czasie,
   - umieszczanie w Serwisie kodu programistycznego, który może zagrażać aplikacji i danym Abonenta, spamu, nieautoryzowanej próby uzyskania danych,
   - ingerowanie w kod programistyczny Serwisu.
7. W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu przez Abonenta, Operator jest uprawniony do zawieszenia świadczenia Usługi do czasu zaniechania naruszeń – po uprzednim wezwaniu Abonenta. W przypadku niezaniechania naruszeń w określonym terminie Operator ma prawo usunąć konto Abonenta.

§ 10
Zgłaszanie usterek i reklamacji

1. Abonent zgłasza wszelkie usterki i awarie poprzez wysłanie zgłoszenia za pośrednictwem Strefy Klienta w zakładce Centrum Wsparcia albo dzwoniąc na Infolinię pod numerem 22 299 00 08.
2. Reklamacje związane z korzystaniem z Serwisu należy przesyłać na adres e-mail: bok@officium365.pl, bądź za pośrednictwem Strefy Klienta albo dzwoniąc na Infolinię pod numerem 22 299 00 08.
3. Abonent ma możliwość zgłoszenia ewentualnych potrzeb lub pomysłów na wykonanie ulepszeń Serwisu. Operator na życzenie Abonenta, po akceptacji ww. zmian w miarę swoich możliwości dokona odpowiednich modyfikacji Serwisu lub po weryfikacji zaplanuje wprowadzić zmiany w kolejnych, przewidzianych aktualizacjach Serwisu.
4. Usuwanie usterek i awarii będzie polegało w pierwszej kolejności na udzieleniu zdalnego wsparcia poprzez:
   - rozmowę telefoniczną,
   - wymianę wiadomości e-mail,
   - zdalne utworzenie dostępu do Serwisu i konta Abonenta,
   - zdalne umożliwienie dostępu do komputera Abonenta dla Operatora Serwisu.
5. Operator zobowiązuje się usunąć usterki i awarie najszybciej jak to będzie możliwe. W przypadku awarii powodującej niemożność korzystania z Serwisu jej usunięcie nastąpi nie później niż w ciągu 72h w dni robocze, a w przypadku innych usterek nie później niż w ciągu 7 dni roboczych w trybie zdalnym.
6. Reklamacja wymaga uzasadnienia i powinna być zgłoszona przez Abonenta niezwłocznie, nie później niż w terminie niż 3 dni od daty zaistnienia zdarzenia uzasadniającego złożenie reklamacji lub od chwili, kiedy Abonent powziął informację o wystąpieniu takiego zdarzenia.
7. Operator rozpatruje reklamację w terminie 30 dni od daty otrzymania kompletnego zgłoszenia reklamacyjnego.
8. O sposobie załatwienia reklamacji Operator informuje Abonenta drogą elektroniczną w terminie 14 dni od dnia rozpatrzenia reklamacji.

§ 11
Postanowienia końcowe

1. Wszelkie prawa autorskie pozostają zastrzeżone na rzecz Operatora. Udostępniając Serwis Abonentowi w związku z zawartą Umową Operator nie przenosi na Abonenta jakichkolwiek praw do Serwisu.
2. Operator zastrzega prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie oraz Cenniku, przy czym Operator gwarantuje niezmienność ceny dla Abonenta za dotychczasowo świadczone usługi.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
4. Regulamin udostępniony jest pod adresem www.officium365.pl/regulamin/ w sposób umożliwiający jego zapisanie, przechowywanie oraz odtwarzanie na urządzeniu Abonenta.
5. Spory na tle Umowy zostają poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego ze względu na siedzibę Operatora.

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt z Operatorem poprzez:
- e-mail Biuro Obsługi Klienta: bok@officium365.pl
- Infolinię pod numerem 22 299 00 08,
- Strefę Klienta dla zarejestrowanych Użytkowników.


Pobierz powyższy regulamin do .pdf